Jak poprawnie skrócić termin składania ofert

Zasadą generalną, obowiązującą w procedurze przetargu nieograniczonego, jest wyznaczenie terminu składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty. Zmiana treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w tym terminu składania ofert, możliwa jest tylko w uzasadnionych przypadkach.

Pytanie: W przetargu nieograniczonym, w związku z przedłużającą się oceną projektu związaną z możliwym otrzymaniem dofinansowania, składanie ofert przedłużono do końca czerwca bieżącego roku. W związku z informacją o uzyskaniu dofinansowania, planujemy jak najszybciej dokonać otwarcia ofert. W związku z tym czy możliwe jest skrócenie terminu składania ofert, w momencie gdy był on już przedłużany? Chcemy przesunąć termin otwarcia z 30 czerwca na 20 czerwca.

Odpowiedź: Wyznaczony i zakomunikowany termin na składanie ofert nie może zostać skrócony.

Zasadą generalną, obowiązującą także w procedurze przetargu nieograniczonego, jest wyznaczenie terminu składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty. Ustawodawca dopuszcza zmianę treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, określającej również termin składania ofert tylko w uzasadnionych przypadkach. Jednocześnie, jeżeli w wyniku zmiany treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia nieprowadzącej do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, zamawiający przedłuża termin składania ofert. Powinien wówczas poinformować o tym wykonawców, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia, oraz zamieszcza informację na stronie internetowej, jeżeli specyfikacja istotnych warunków zamówienia jest udostępniana na tej stronie.

Czy można skrócić termin składania ofert

Uwzględniając literalnie treść regulacji ustawy Pzp, termin składania ofert może zostać zmieniony w uzasadnionych przypadkach. W konsekwencji, w moim przekonaniu, nie jest możliwe skrócenie wyznaczonego terminu składania ofert, nawet jeżeli postępowanie zostało wszczęte kilka miesięcy wcześniej. W momencie bowiem gdy termin składania ofert był przedłużany przez zamawiającego, musiała ku temu zaistnieć okoliczność uzasadniająca. Skrócenie tego przedłużonego terminu przeczyłoby więc istnieniu tej okoliczności i dokonanej wcześniej przez zamawiającego obiektywnej jej ocenie.

Trzeba pamiętać o zachowaniu uczciwej konkurencji

Drugą kwestią jest obowiązek uwzględnienia zasady przejrzystości towarzyszącej udzielaniu zamówień publicznych. Przejrzystym działaniem zamawiającego nie będzie skracanie wyznaczonego i ogłoszonego wykonawcom terminu składania ofert. Nadto wykonawcy organizują swoje prace, dostosowując je do wyznaczonego przez zamawiającego terminu składania ofert, więc tego rodzaju działanie może wpłynąć na liczbę ofert złożonych w postępowaniu oraz naruszyć zasadę zachowania uczciwej konkurencji. Uwzględniając powyższe, nie rekomenduję podjęcia działań związanych ze skróceniem aktualnie wyznaczonego terminu składania ofert.

Podstawa prawna:

• Art. 7 ust. 1, art. 38 ust. 4 i 6 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.).

_{Agata Hryc-Ląd – specjalistka z zakresu zamówień publicznych,  przez lata związana z największą instytucją  zamawiającą w Polsce, działającą w branży  inwestycji infrastrukturalnych. Uczestniczka  procesu legislacyjnego związanego z nowelizacją  ustawy Pzp. Członkini Grupy, autorka licznych  komentarzy i publikacji z zakresu ustawy Pzp,  od 2012 roku aktywna członkini Ogólnopolskiego  Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień  Publicznych, stale współpracuje z www.portalzp.pl}