Księgowa czy biuro rachunkowe?

Jak wybrać dobrą księgową lub rzetelne biuro rachunkowe?

Zakładając firmę często stoimy przed nie lada problemem : wybranie sposobu prowadzenia księgowości (księgowa czy biuro rachunkowe), formy prowadzenia księgowości , sposobu opodatkowania (jeśli mamy taki wybór). Decyzja nie jest prosta zarówno w przypadku wyboru księgowej jak i wyboru rzetelnego biura rachunkowego.

Zanim podejmiemy stosowną decyzję musimy przeanalizować kilka rzeczy czyli: czym nasza firma będzie się zajmowała i ile jesteśmy w stanie przeznaczyć na naszą księgową. Jeśli wiadomo że nasza firma będzie zajmowała się sprzedażą usług i że chcemy ponieść mniejsze koszty za obsługę księgową to najwłaściwszym wyborem będzie biuro rachunkowe. Natomiast jeśli będzie to firma zajmująca się produkcją to najlepszym rozwiązaniem będzie zatrudnić księgową, a za tym idzie poniesienie większych kosztów za obsługę . Ale nie jest to oczywiście zasadą, że firmy produkcyjne muszę mieć księgową na miejscu. Czasem produkcja jest tak niewielka, że opłaca się nam skorzystać z usług biura rachunkowego. Zaletą takiego wyboru jest ubezpieczenie od pomyłek księgowych, które każde biuro musi mieć i gwarancje rzetelności prowadzenia księgowości, no i oczywiście faktura którą możemy uwzględnić w kosztach firmy. Co do tej gwarancji to jest różnie. Obecnie na naszym rynku roi się od biur rachunkowych, które kuszą cenami i ofertami. Niestety prawda jest taka, że większość z nich idzie na ilość a nie na jakość. My przedsiębiorcy dowiadujemy się albo w trakcie kontroli skarbowej o nierzetelności prowadzenia naszej księgowości (niechlujstwie, zaniedbaniu) albo przez przypadek. Czasem dochodzi do tego, że musimy szukać firm lub osób z zewnątrz na wyprowadzenie i wyprostowywanie błędów, gdyż zrażeni obecnym biurem nie mamy ochoty nawet na to, aby biuro nam prostowało całe lata zaniedbania. Gorzej jest w przypadku, gdy zatrudnimy księgową, która okaże się dyletantką, a my o tym dowiemy się po kilku latach. Musimy mieć na uwadze, że pełna odpowiedzialność spoczywa na naszych barkach, nie tylko w przypadku własnej księgowej. Co więc zrobić? Niektórzy twierdzą, że skorzystać z polecenia. Inni znowu, że z biur z długoletnim stażem. A jeszcze inni proponują zatrudniać tylko sprawdzone księgowe. Tak naprawdę nie ma recepty. Niezależnie od wyboru najlepiej przez pierwsze miesiące księgową sprawdzać – jeśli mamy jakiekolwiek pojęcie o prowadzeniu księgowości – lub stwarzać wrażenie, że wiemy o co chodzi i pytać wyrywkowo np.: dlaczego tego wydatku nie ujęło w kosztach?; ile prowizji bankowych w danym miesiącu ujęło w kosztach?; czy zapłacony ZUS został uwzględniony w kosztach firmy? Po za tym przy wyborze biura rachunkowego musimy mieć rozeznanie czy wybrane przez nas biuro prowadzi księgowość firmy o podobnym charakterze działalności do mojej. Oczywiście nie możemy się sugerować ceną – jest to podstawowy błąd, gdyż możemy się rozczarować tak jak przy wyborze fachowca do prac budowlanych. Gdy cena zbyt niska powinna nam się zapalić lampka alarmowa. Wybierając zaś księgową możemy łatwo sprawdzić jej kwalifikacje poprzez referencje lub doświadczenie zawodowe. Najlepszy okres na zmiany to przełom roku. Jeśli chcesz zmienić księgową lub sposób rozliczania się z fiskusem to właśnie teraz – warto się nad tym zastanowić.