Headhunting od kuchni

O tym kim jest headhunter pisałam już, wystarczy zajrzeć do starszych tekstów.

Rzeczywistość w pracy wielu firm doradztwa personalnego wygląda znacznie bardziej przyziemnie i jest sumą wielu żmudnych działań. Jest to niezwykle trudna i specyficzna praca.

Jak więc wygląda proces „łowienia głów”?

Zdarza się, że klient sam zwraca się do wybranej agencji ze zleceniem na rekrutację osoby na konkretne stanowisko w organizacji. Najczęściej jednak to konsultant musi się postarać o pozyskanie takiego projektu, przygotować ofertę z wyceną, proponowaną metodologią rekrutacji i stworzyć wspólnie ze zleceniodawcą szczegółowy opis stanowiska, na który rozpocznie się rekrutacja. Doświadczony headhunter będzie umiał już na wstępie ocenić na ile propozycja danej firmy jest atrakcyjna dla kandydatów i czy w ogóle jest możliwe znalezienie danej osoby. Czasem firmy muszą zrewidować swoje oczekiwania lub pakiet wynagrodzenia.

W zależności od agencji nad zleceniem pracuje jedna lub 2 osoby. Zależy to od tego czy firma doradcza posiada  dział researchu, który specjalizuje się w przeszukaniu rynku i dotarciu do osób potencjalnie spełniających oczekiwania wobec kandydata.  Zajmę się tutaj zleceniami, które obejmują zarówno ogłoszenie prasowe lub internetowe oraz tzw. direct search, czyli poszukiwania bezpośrednie.

O ile jasne jest, że konsultant i/lub researcher musi się zapoznać z każdą nadesłaną na ogłoszenie aplikacją i przedstawić statystyki klientowi to zazwyczaj najważniejsze są wspomniane poszukiwania bezpośrednie. Na czym one polegają?

Pierwszy krok to stworzenie listy firm, które będą objęte poszukiwaniami – w zależności od zlecenia mogą to być firmy z danej branży (np. finansowej) lub o podobnym stylu działania (np. firmy usługowe B2B). Bierze się tu po uwagę kapitał (polski, międzynarodowy), wielkość zatrudnienia, ilość oddziałów, i wiele innych czynników. Lista może obejmować nawet kilkadziesiąt firm. Następnie rozpoczyna się proces identyfikacji osób pracujących na danym stanowisku. Niezwykle trudny jest to etap gdyż headhunterzy często nie znają nawet ich imienia i nazwiska. Korzystają oni z własnych kontaktów i wiedzy z poprzednich projektów, z sieci networkingowych, a także z Internetu – listy dyskusyjne, otwarte bazy danych CV, listy uczestników konferencji oraz wszelkich innych źródeł i sposobów dotarcia. Niczym detektywi poszukują danych dbając o to by oni i osoba poszukiwana nie byli rozpoznani przez postronnych.

Następnie rozpoczynają się wstępne rozmowy z potencjalnymi kandydatami. Na tym etapie kandydat może się spodziewać telefonu do pracy / ewentualnie enigmatycznego maila, w których headhunter będzie prosił o poświęcenie chwili czasu na rozmowę na temat prowadzonego projektu rekrutacyjnego. Rozmowy są ustalane na dogodny dla kandydata czas (często wieczorem czy późnym popołudniem).

Pamiętajmy, że na tym etapie nikt nikomu nie proponuje zmiany pracy. To etap, na którym obie strony muszą się poznać. Rekruter pobieżnie sprawdzi czy nasze kompetencje pasują do oczekiwanych a kandydat pozna więcej szczegółów dotyczących stanowiska, choć w rozmowie telefonicznej rzadko pada nazwa firmy, dla której prowadzona jest rekrutacja.

Jeśli obie strony są zainteresowane dalszymi rozmowami wówczas rekruter poprosi o przesłanie życiorysu zawodowego oraz ustali dogodny termin bezpośredniego spotkania w agencji doradztwa personalnego.

Firma doradztwa personalnego przesyła klientowi  szczegółowy raport zazwyczaj w odstępach tygodniowych z każdego etapu działań.  Wówczas obie strony (firma zlecająca i agencja) wiedzą czy proces poszukiwań idzie w dobrą stronę i w odpowiednim tempie.

To czas na weryfikację danych z CV – doświadczenie zawodowe, wykształcenie, kompetencje zawodowe i osobowe, a także sprawdzenie jaką mamy motywację do zmiany, czy oczekiwania finansowe mieszczą się w polityce płacowej firmy.

Jeśli projekt nie jest poufny, kandydat zazwyczaj poznaje nazwę firmy, dla której prowadzony jest proces rekrutacji.

Po spotkaniu z kandydatami i wybraniu najlepszych pod względem dopasowania do wakującego stanowiska konsultant przedstawia tzw. shortlistę, czyli krótką listę zawierającą 3-5 osób, które rekomenduje klientowi do spotkań. Często już na tym etapie następuje sprawdzanie referencji. Zazwyczaj są to bezpośrednie rozmowy telefoniczne z dawnym przełożonym / współpracownikiem / klientem.

Jest to kolejna rozmowa rekrutacyjna, która ma miejsce albo w agencji doradztwa personalnego lub w siedzibie firmy docelowej.

Po wybraniu kandydata agencja może jeszcze pomóc w negocjowaniu finalnych zapisów w umowie o pracę, podsumowuje proces, składa końcowy raport.

To niezwykle ważne działanie, często nie prowadzone z należytą dokładnością. Każdemu kandydatowi, który brał udział w procesie, należy się informacja dlaczego nie został rekomendowany do dalszych etapów lub odrzucony przez klienta. Choć czasem zależy to od tzw. „chemii”, która nie zagrała z przyszłym szefem, to nieraz są to konkretne powody, których poznanie pomoże osobie w przyszłych procesach. Ważne jest też podziękowanie za poświęcony czas i zaangażowanie kandydata w proces. Renoma firmy headhunterskiej zależy również od takich działań, nie tylko od skuteczności w poszukiwaniach. Czasami są to bardzo trudne sytuacje, ponieważ kandydatowi trzeba podziękować w taki sposób by mu przekazać informację prawdziwą (czasem nieprzyjemną) na temat powodu odrzucenia, a jednocześnie go nie zrazić do rekruterów.  Jeśli więc otrzyma telefon, że „niestety” został odrzucony, bo posiada zbyt duże doświadczenie jak na potrzeby tego klienta, to może to oznaczać dokładnie to lub, że klient uznał, iż gość 40-letni na tym stanowisku jest za stary. Powodów odrzucenia jest nieskończenie wiele, od „braku chemii” po konkretne braki w umiejętnościach, doświadczeniu, poziomie znajomości języków, kompetencjach osobistych i inne.

 To chyba najprzyjemniejsza rozmowa w procesie. Czasem o swojej decyzji informuje sam klient, ale często leży do w gestii firmy doradczej.  Pamiętam jedną niestandardową rozmowę mojego kolegi po fachu, gdy zadzwonił do wybranego kandydata i powiedział: „NIESTETY NIE MAM DOBRYCH WIEŚCI….. (pauza) DLA PANA KONTRKANDYDATA”:))

Jest to pobieżny opis działań, który często jest jeszcze bardziej skomplikowany. Bywa, że klient odrzuca wszystkie kandydatury i proces rozpoczyna się niemal od zera. Niejednokrotnie zlecenie jest tak specyficzne, że rekruterzy rozmawiają z kilkuset kandydatami i mogą rekomendować zaledwie 1 czy 2. Standardowo proces trwa od 4 do 6 tygodni. Niektóre zlecenia wymagają jednak krótszej lub znacznie dłuższej pracy.

Headhunter prowadzi rozmowy zarówno z osobami żywo zainteresowanymi podjęciem pracy na danym stanowisku (przede wszystkim aplikującym na ogłoszenia) oraz z często całkowicie nie zmotywowanymi do zmian – wyłonionych w drodze poszukiwań bezpośrednich. Ci ostatni niejednokrotnie są nieufni, podejrzliwi (czy aby ich pracodawca nie sprawdza), niechętni do rozmów (dostają kilka ofert miesięcznie). Od umiejętności rekrutera do prowadzenia wstępnej rozmowy zależy nieraz powodzenia całego procesu.

Zarówno dla firmy zlecającej jak i agencji dogodne jest jeśli rekruter ma dobrą znajomość branży i pracujących w niej osób, gdyż wpływa to zarówno na jakość jak i szybkość procesu.  Jest to również niezmiernie ważne ze względu na fakt, że headhunter jest wizytówką firmy, w imieniu której prowadzi rekrutację. Stąd niezwykle ważne jest profesjonalne podejście do kandydatów i całego procesu oraz zachowanie maksymalnej poufności.